今日は社内SEとして仕事をするときのよくある問題とその解決策について、「情報を体系化する」というテーマをまとめようと思います。
情報の共有といっても取り出せない、見つからない
組織の中でチームで動くとなると情報共有をして、みんなの知識を積み上げたり、役割変更での引継ぎなどでの情報共有がたくさんあります。
よくあるのが、情報提供者が独自にまとめた資料を基に、
人によってピンキリで、テキストエディタの人もいれば、Excelで作成、パワーポイント、最近はMiroなどのツールなど、人それぞれで様々で
資料も多様化しています。
内容も自分の言いたいことだけを書いています。
共有する側はその内容をもとに、説明します。
ファイルやデータはいろいろなところにあって、説明を受ける側も、ファイルのありかをメモ、メモ・・・・
頭の中に情報は残ることも少なく、結局なにかあったときに、共有してくれた人にまた聞くはめになってしまいます。
頭の中に残るものは印象的なことだけで、まったく情報が残りません。
情報共有の課題は？
１．まとめ方がばらばら
資料のフォーマットがばらばら、場所かもばらばら、書いている内容もばらばら
情報を探すだけでも一苦労です。
２．共有されていない
自分の伝えたいことだけが共有されるので、情報がきちんと入っていません。
見つけた資料に情報がないときはショックが大きいです。
課題のためのデメリットは・・・
せっかく時間をかけて作った資料も、使われなかったら、時間の無駄になってしまいます。
探す側も、資料が見つからないと、見つけるだけで時間がかかってしまう、
見つからないと作成者に問い合わせて時間を奪う。。。
時間の浪費が大きくなっていってしまいます。
情報は体系化・オープン化しよう
情報共有を行うときのポイントとしては
１．共通の場所に入れよう
２．オープン化しよう
３．カテゴリで分けよう
４．文章を書こう、図を作ろう
５．フォーマットを作ろう
です。
１．共通の場所に入れよう
資料を作るときは共通の場所へ格納しましょう。
いろいろなツールで作成した場合も同様で、共通の場所に入れて、検索可能であれば、そこで検索すれば見つかります。
２．オープン化しよう
情報は常にオープン化。
情報共有しなくてもよいと考えていることも、情報を探している人はいるかもしれません。
また、オープン化するとその情報を見た人がフィードバックをくれることもあります。フィードバックをくれると、新たな気づきがあったり、モチベーションの向上になることもしばしば！
未完成や必要じゃないかもしれない情報も積極的に閲覧できる仕組みがいいです。
３．カテゴリで分けよう
情報をカテゴリに分けることも重要です。テキスト検索だけでは、検索語句の設定や画像の中身が検索できないなどのデメリットもあります。
情報は、大分類・小分類のように、カテゴリ分けをして、カテゴリからも検索ができるように整備しましょう。
４．文章を書こう、図を作ろう
情報共有をするときに一番重要なことが、それを見て理解してもらうことです。
相手にわかる文章を書くこと、文章だけで分かりにくければ図も作成して図時もすること。
だれでもわかる情報を発信することが一番重要なのかもしれません。
５．フォーマットを作ろう
情報に対するフォーマットがあれば、記入漏れ・忘れを防止できて効果的です。フォーマットが細かすぎると記入したくなくなってしまいます。
必要最低限のフォーマットを作って運用することが重要です。
情報の体系化のメリットは？
効果は絶大です。
情報が欲しい側は、探すコスト減が減ります。情報を発信する側も、問い合わせが減り、時間の有効活用が可能です。情報発信者のメモにも最適ですね。
情報を体系化することで、組織の情報が整備されていき、組織の知識の底上げを図ることができます。
現在、ITツールは多様なパッケージシステムがありカオス化、また社内での内製システムもハードルが低くなっており、情報は多岐にわたります。
そのような背景から、情報を体系立てて整理し共有することは、絶対必要です。
ツールの例
有名なツールとしては、Confluenceというツールがあります。
情報を共同で記載していけるシステムです。１０ユーザーまでは無料で利用できるので試してはいかがでしょうか。
まとめ
組織では、情報共有をすることが大切ですが
情報を整理・体系化して初めて効果が大きくなります。
ぜひ、情報の整理・体系化を試してみてください。
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